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Eventplanung in außergewöhnlichen Zeiten

Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Maßnahmen, das haben wir während der Corona-Pandemie gelernt. Das gilt auch für Events: Am Rosenmontag haben uns die Kölner gezeigt, wie das geht. Statt „Rosenmontagszug“ gab es „Rosenmontags-Stream“ – ein virtuelles Event als Ersatz für die vielen Live-Sitzungen und -Konzerte. Namhafte Karnevalsbands wie „Brings“ oder die „Höhner“ erfreuten die Jecken im heimischen Wohnzimmer.

Ist doch nichts Halbes und nichts Ganzes … muss das denn sein? Ja! Denn wir brauchen Events. Sie helfen, auch über die Distanz hinweg ein Wir-Gefühl aufzubauen oder aufrechtzuerhalten, sie stellen Bindungen her oder fes-tigen sie. Es muss nur gut gemacht sein.

Welche Veranstaltungen sind möglich?
Kundenveranstaltungen, Mitgliederversammlungen, Workshops, Tagungen, Produkteinführungen, Hausmessen – alles, was visuell funktioniert, funktioniert auch virtuell. Sogar Weinverkostungen können dieser Tage virtuell stattfinden, wenn man entsprechende Vorbereitungen trifft.

Die Technik muss stimmen
Basis muss ein professionelles Video Conferencing System sein (MS Teams, Zoom, GoTo-Meeting etc.). Hier lohnt es sich, die kostenpflichtige Version zu nutzen, um alle Funktionen uneingeschränkt nutzen zu können. Das kostet Geld – aber längst nicht so viel wie eventuell anfallende Reisekosten. Man braucht ein stabiles Internet mit einer guten Down- und Upload-Rate, eine gute Kamera, ein hochwertiges Mikrofon und ggf. muss in etwas leistungsfähigere Hardware investiert werden.

Organisatorischer Perfektionismus hilft
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen rechtzeitig eingeladen werden, sprich: Man verschickt ein paar Wochen vorher eine Einladung, die alle technischen Voraussetzungen zur Teilnahme verständlich und detailliert aufführt. Am Tag vor der Veranstaltung schickt man diese Einladung noch einmal – als freundliche Erinnerung. Zur Vorbereitung der Veranstaltung gehört die Erstellung eines ordentlichen Konzepts. Wer moderiert die Veranstaltung? Wird eine zweite Person benötigt, die sich um den Chat kümmert? Stimmt der Hintergrund – ist er festlich, professionell, dem Anlass angemessen gestaltet? Wurde die Veranstaltung einmal „durchgespielt“?

Die Aufmerksamkeit hochhalten
Gerade bei virtuellen Events kann es schwierig sein, die Aufmerksamkeit des Publikums durchgehend aufrechtzuerhalten. Hier hilft nur eine stringente und detaillierte inhaltliche Event-Planung. Ein Moderationskonzept ist unerlässlich. Und: Kann der Moderator seinen Bildschirm teilen, um Sachverhalte anschaulich darzustellen? Können Filmsequenzen/Trailer eingespielt werden? Konnte man einen Künstler für ein virtuelles Konzert gewinnen und dieses Konzert jetzt als „Scharnier“ zwischen zwei Veranstaltungsteilen streamen? Kennt man ein Museum, das eigens für die Veranstaltung zu einem virtuellen Rundgang einlädt? Hier kommt es auf Abwechslung an, auf den Einsatz unterschiedlicher visueller Reize, die die Zuschauer fesseln.

Interaktion will gesteuert werden
Möchte man mit dem Publikum interagieren, bedarf es geschickter Moderation und Disziplin. Das Wort muss erteilt werden – denn wenn durcheinandergesprochen wird, versteht niemand etwas. Wird die Chatfunktion genutzt, sollte ein zweiter Moderator eingesetzt werden. Nr. 2 bereitet dann die Ideen, Gedanken und Fragen für Nr. 1 vor, damit dieser sich auf das Publikum konzentrieren kann. Oder man schaltet einige Zuschauer live dazu, um eine (Podiums)Diskussion zu führen.

In Zukunft also alles lieber virtuell?
Nein – genau das wollen wir nicht. Es geht nichts über die persönliche Begegnung, nur so können wir auf andere Menschen voll und ganz wirken. Und wir alle sehnen uns nach einer Zeit, in der dies wieder möglich sein wird. Aber in der Zwischenzeit sorgen wir dafür, dass auch ein Online-Event unvergesslich wird. Sie haben Lust auf eine individuelle und professionelle Eventplanung? Dann rufen Sie uns an – wir wissen, wie es geht: virtuell und „im richtigen Leben“!

Agentur Strothmann GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
Telefon: 02202 / 2807-0
PR@Agentur-Strothmann.de
www.Agentur-Strothmann.de

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