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Datenschutzexpertin Alef Völkner hat nach wie vor gut zu tun

Warum sich Unternehmen um Datenschutz kümmern sollten

Seit gut drei Jahren gilt in Europa die Daten-schutzgrundverordnung (DSGVO). Viele Unternehmen haben die dafür notwendigen Maßnahmen umgesetzt oder sind gerade noch dabei. An die lästigen neuen Dokumentationspflichten werden sich viele zuerst erinnern. Doch Datenschutz ist weit mehr als das.

Das Recht, über die eigenen Daten bestimmen zu dürfen – dieses Recht hat die EU mithilfe der DSGVO weiter gefestigt. Mittlerweile hat sich durch die DSGVO ein Standard entwickelt, an dem sich auch Länder auf anderen Kontinenten orientieren.

Im Detail zeigt sich, dass aber auch viel Arbeit in der Umsetzung aller Anforderungen steckt. Manch einer holt sich dafür externe Unterstützung bei Menschen wie Alef Völkner, deren Datenschutz-Beratungs-Firma fox-on in Lindlar beheimatet ist. Alef Völkner und ihr Team betreuen von dort aus Unternehmen in ganz Deutschland in Fragen des Datenschutzes. Kurz bevor die DSGVO 2018 in Kraft trat, stand dort das Telefon nicht still: Viele Unternehmer wurden scheinbar davon überrascht, dass sie die damals seit schon zwei Jahren bekannten neuen Datenschutzregeln nun auch tatsächlich

umsetzen und dies dokumentieren mussten. Eine Panik wäre nach Völkner jedoch nicht nötig gewesen, wenn die Unternehmen die zwei Jahre als Vorbereitungszeit für eine Umsetzung in kleinen Schritten genutzt hätten. „Dabei ist Datenschutz keine Kernphysik. Man muss sich nur kümmern“, meint Völkner.

Das ist übrigens auch die erste und einfachste Antwort auf die Frage im Titel: Man muss sich auch deshalb um Datenschutz im Unternehmen kümmern, weil es gesetzlich so vorgeschrieben ist.

Anfang 2020 wurden neue Aspekte im Datenschutz wichtig, und die hatten mit der Pandemie zu tun: Genannt seien Themen wie Homeoffice, die Corona-Warn-App, Besucherlisten an der Unternehmenspforte oder in Restaurants – seit diesem Jahr auch Impflisten in Unternehmen. Da muss Datenschutz dann im engen Zusammenhang mit Fragen des Gesundheitsschutzes oder auch der Informationssicherheit gesehen werden: Sicherheit für Menschen und Unternehmen also. Die anfänglichen Holprigkeiten beispielsweise im Übergang zum Homeoffice kann Alef Völkner gut nachvollziehen: Unternehmen und Mitarbeiter wurden von der Situation überrascht. „In Corona-Zeiten Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, wo sie notfalls erst einmal mit eigenen privaten Geräten arbeiten, war anfänglich noch in Ordnung. Natürlich geht der Gesundheitsschutz vor“, erklärt die Datenschutzexpertin. „Außerdem gab es Lieferengpässe bei technischen Geräten. Wenn sich allerdings nach über einem Jahr Pandemie immer noch nichts geändert hat und die Mitarbeiter praktisch ohne Einfluss oder Kontrolle des Arbeitgebers auf dem eigenen privaten Notebook arbeiten, ist das für mich nicht nachvollziehbar.“ Unternehmen tragen hier laut Völkner sehr große Risiken.

Mittlerweile gehen die Impfungen voran und „natürlich haben die Unternehmen beispielsweise inzwischen im Fokus, ihre Mitarbeiter impfen zu lassen und denken dabei nicht unbedingt an den Datenschutz. Aber auch der Umgang mit Anamnesebögen und Impflisten muss ordentlich geregelt sein. Hier gilt ebenso: Das ist nicht schwierig, man muss es nur machen.“ Gerade bei solchen Themen, die viele Unternehmen gleichermaßen beschäftigen, ist externe Expertise sehr hilfreich: Man muss das Rad nicht neu erfinden, sondern kann sich auf bewährte praktische Hinweise verlassen. Die DSGVO ist hier sehr eindeutig: Unternehmen müssen Datenschutz-Maßnahmen nicht nur umsetzen, sondern das auch ordentlich dokumentieren. Das Stichwort dazu ist „Rechenschaftspflicht“. Auch hier gilt: Man kann sich das Leben leichter machen, wenn man auf eine bewährte Lösung zur Dokumentation zurückgreift, anstatt eine solche Dokumentation komplett neu zu erfinden. Im Jahr drei nach dem Start der DSGVO gibt es inzwischen einige gute und bewährte Anwendungen am Markt. Eine davon hat fox-on selbst entwickelt: Die Idee war anfangs, eine gute Lösung für die eigenen Probleme und Herausforderungen zu finden. Inzwischen wurde die Software „foxondo“ aus der Praxis heraus so weiterentwickelt, dass sie auch andere Unternehmen und Datenschutzbeauftragte nutzen können. Und neben dem Datenschutz wurden sogar weitere Bereiche wie Informationssicherheit, Qualitäts-Management oder der TISAX-Standard integriert (» www.foxondo.com).

Fest steht: Das Thema Datenschutz wird auch „nach Corona“ nicht fertig erzählt sein. Mit den Innovationsbereichen Bio- und Nanotechnologie stehen bereits zwei neue Felder am Start, die speziell im Bereich Datenschutz zu interessanten Diskussionen und hoffentlich guten Lösungen führen werden.

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